Afspiegelen bij reorganisatie: zo bepaal je als werkgever wie boventallig wordt

BVDV begeleidt werkgevers regelmatig bij reorganisaties. Dat is soms een complex proces, dat aandacht en voorbereiding vraagt. In deze blogserie geven we aanwijzingen en praktische tips.

Moet je reorganiseren en vervallen er arbeidsplaatsen? Dan mag je als werkgever meestal niet zelf kiezen welke werknemers boventallig worden. Bij een bedrijfseconomisch ontslag bepaalt het afspiegelingsbeginsel in veel gevallen de ontslagvolgorde. Daarvoor moet je eerst scherp hebben welke functies uitwisselbaar zijn en binnen welke bedrijfsvestiging je kijkt.

In dit blog lees je:

• wanneer je het afspiegelingsbeginsel moet toepassen;
• hoe je categorieën uitwisselbare functies bepaalt;
• welke werknemers en arbeidsrelaties je eerst moet meenemen;
• welke fouten werkgevers vaak maken bij afspiegelen. 

Waarom afspiegelen bij een reorganisatie zo vaak misgaat (H2)

Afspiegelen lijkt op het eerste gezicht een rekensom. Toch gaat het in de praktijk vaak al eerder mis vóórdat de berekening begint. De vraag is namelijk niet alleen: wie heeft het kortste dienstverband? Eerst moet je scherp hebben:

•       binnen welke vestiging kijken we
•       welke functies zijn uitwisselbaar en
•       welke arbeidsrelaties moeten eerst eindigen?

UWV toetst bij een ontslagaanvraag om bedrijfseconomische redenen onder meer of arbeidsplaatsen structureel vervallen, of de juiste ontslagvolgorde is gebruikt en of herplaatsing van boventallige werknemers mogelijk is. De uitvoeringsregels van UWV geven aan welke informatie een werkgever bij de aanvraag moet meesturen en hoe UWV de regels toepast. Voor werkgevers betekent dit: leg je keuzes vast. Niet alleen de uitkomst, maar ook de route ernaartoe. 

Wanneer moet je afspiegelen bij ontslag? (H2)

Het afspiegelingsbeginsel speelt een belangrijke rol bij ontslag om bedrijfseconomische redenen. Dat kan het gevolg zijn van structureel omzetverlies, werkvermindering, organisatorische wijzigingen, technologische veranderingen of het sluiten van een onderdeel van de onderneming.

Het doel van afspiegelen is dat de leeftijdsopbouw binnen een groep vergelijkbare functies na de reorganisatie zoveel mogelijk gelijk blijft aan de situatie daarvoor. Per leeftijdsgroep komt in beginsel de werknemer met het kortste dienstverband als eerste voor ontslag in aanmerking.

Afspiegelen is vooral aan de orde als binnen een categorie uitwisselbare functies een deel van de arbeidsplaatsen vervalt. Vervalt een unieke functie of een functiegroep volledig, dan hoeft er niet afgespiegeld te worden. Ook bij sluiting van een hele onderneming is dat meestal het geval.

Let op: ook als de rekensom eenvoudig lijkt, blijft de onderbouwing nodig. UWV wil kunnen controleren waarom juist deze werknemer voor ontslag is voorgedragen. De werkgever moet gedetailleerde informatie aanleveren. 

Stappenplan voor afspiegelen

Stap 1: bepaal eerst de bedrijfsvestiging

Afspiegelen vindt plaats per onderneming of per bedrijfsvestiging. Dat hangt af van de inrichting van de organisatie. Een bedrijfsvestiging is niet alleen een adres. Het gaat erom of de vestiging in de maatschappij als zelfstandige eenheid herkenbaar is en een eigen interne bedrijfsvoering heeft. Denk aan eigen leiding, eigen klantenkring, eigen werkzaamheden, eigen planning of een eigen financiële aansturing.

Heeft je onderneming meerdere locaties, dan moet je dus eerst bepalen of sprake is van één onderneming of meerdere bedrijfsvestigingen. Volgens het UWV-stappenplan is dit de eerste stap bij toepassing van het afspiegelingsbeginsel. Dit punt verdient aandacht. Als je ten onrechte per vestiging afspiegelt, terwijl UWV vindt dat je breder had moeten kijken, kan de ontslagaanvraag stranden. Hetzelfde geldt andersom.

Praktische tip: maak vooraf een kort vestigingsmemo. Beschrijf per locatie de aansturing, werkzaamheden, klanten, personeelsinzet en mate van zelfstandigheid. Voeg organogrammen en rapportagelijnen toe.

Stap 2: bepaal de categorieën uitwisselbare functies

Daarna bepaal je per bedrijfsvestiging de categorieën uitwisselbare functies. Functies zijn niet uitwisselbaar omdat werknemers elkaar in de praktijk weleens vervangen. Het gaat om een objectieve vergelijking van de functies. UWV kijkt naar functie-inhoud, vereiste kennis, vaardigheden, competenties, niveau, beloning en de tijdelijke of structurele aard van de functie.

Een voorbeeldsituatie

Een accountmanager binnendienst en een accountmanager buitendienst lijken op papier op elkaar. Toch kunnen de functies verschillen door klantverantwoordelijkheid, commerciële targets, reisbelasting, vereiste ervaring of beloning. Dan is nader onderzoek en uitleg nodig. Andersom kunnen twee functietitels verschillen, terwijl de feitelijke werkzaamheden gelijk zijn. Dan kan toch sprake zijn van uitwisselbaarheid.

De functietitel is dus niet leidend. De inhoud van het werk wel.

Stap 3: kijk niet alleen naar het functieprofiel

Een veelgemaakte fout is dat werkgevers alleen het officiële functieprofiel naast de reorganisatie tekening leggen. Dat is te beperkt. UWV kijkt naar de functie zoals die in de organisatie bestaat. Een functieprofiel helpt, maar de feitelijke werkzaamheden tellen ook mee. Als een werknemer al jaren andere taken doet dan op papier staat, moet je dat meenemen.

Daniël Maats: “In reorganisatietrajecten zien wij vaak dat discussie ontstaat over functietitels die niet meer aansluiten bij het werk. “Als dat in de voorbereiding over het hoofd wordt gezien, levert dat vaak vervelende en kostbare vertraging op verderop in het proces.”

Zorg daarom voor een dossier met:

• actuele functieprofielen, maak deze zo nodig alsnog;
• salarisschalen en functieniveaus;
• beschrijving van taken en verantwoordelijkheden;
• organogram vóór en na reorganisatie;
• toelichting op verschillen tussen functies;
• uitleg waarom functies wel of niet uitwisselbaar zijn.

Dit is geen administratie om de administratie. Het voorkomt dat discussie ontstaat op het moment dat de ontslagaanvraag al loopt.

Stap 4: bepaal het personeelsbestand

Als de bedrijfsvestiging en functiegroepen vaststaan, bepaal je het personeelsbestand. Volgens UWV gebruikt de werkgever voor het afspiegelen een lijst van alle personen die in het bedrijf of de zelfstandige bedrijfsvestiging werken. Daaronder vallen werknemers met een vast of tijdelijk contract en ook externe medewerkers.

UWV onderscheidt vijf groepen:

1. externe medewerkers, zoals uitzendkrachten, gedetacheerden, zzp’ers en ingeleende werknemers;
2. werknemers die de AOW-leeftijd hebben bereikt;
3. werknemers met een nulurencontract;
4. werknemers met een contract voor bepaalde tijd dat binnen 26 weken eindigt;
5. werknemers met een contract voor onbepaalde tijd of een tijdelijk contract dat langer dan 26 weken loopt.

Voordat je toekomt aan afspiegeling binnen groep 5, moet je in beginsel eerst afscheid nemen van werknemers en arbeidsrelaties in eerdere groepen, voor zover zij werkzaam zijn in de functies waarin arbeidsplaatsen vervallen. UWV beschrijft dit ook in de uitvoeringsregels over ontslagvolgorde.

Stap 5: pas het afspiegelingsbeginsel toe

Blijft er na het beëindigen van de eerdere groepen nog een inkrimping over? Dan ga je afspiegelen.

Per categorie uitwisselbare functies verdeel je de werknemers over de vijf leeftijdsgroepen:

• 15 tot 25 jaar;
• 25 tot 35 jaar;
• 35 tot 45 jaar;
• 45 tot 55 jaar;
• 55 jaar en ouder.

Daarna bereken je hoeveel werknemers per leeftijdsgroep voor ontslag in aanmerking komen. Binnen elke leeftijdsgroep komt in beginsel de werknemer met het kortste dienstverband als eerste in aanmerking. De Ontslagregeling bepaalt dat het aantal werknemers per leeftijdsgroep zoveel mogelijk moet aansluiten bij de verhouding van die leeftijdsgroepen binnen de categorie uitwisselbare functies.

Een vereenvoudigd voorbeeld

Binnen de vestiging Utrecht werken 20 customer support medewerkers. Er vervallen 5 arbeidsplaatsen. De werknemers zijn verdeeld over vijf leeftijdsgroepen. Dan kijk je per leeftijdsgroep welk aandeel die groep heeft in de totale functiegroep. Vervolgens verdeel je de 5 te vervallen plaatsen zo evenredig mogelijk. Binnen de leeftijdsgroep wijs je de werknemer met het kortste dienstverband aan. De exacte berekening kan door afronding lastig worden. UWV heeft daarvoor rekenvoorbeelden opgenomen in de uitvoeringsregels. BVDV heeft een rekentool voor de afspiegeling, die we gebruiken samen met onze cliënten.

 

Peildatum: het moment waarop je kijkt (H3)

 

Bij afspiegelen hoort een peildatum. Dat is het moment waarop je het personeelsbestand vaststelt. De peildatum is van belang voor leeftijden, dienstverbanden, contractvormen en de vraag wie in welke functie werkzaam is. Kies de peildatum niet willekeurig. De peildatum moet passen bij het reorganisatiebesluit en de ontslagaanvraag. Als je hiermee schuift zonder goede reden, kan dat de indruk wekken dat je naar een gewenste uitkomst toewerkt. Leg daarom vast waarom je deze datum gebruikt. In principe is de datum waarop de (voorlopige) aanvraag bij het UWV wordt ingediend de peildatum. Je kan een andere datum hanteren, bijvoorbeeld de datum waarop de reorganisatie bekend is gemaakt aan de werknemers. 

Afspiegelen is niet hetzelfde als herplaatsen (H3)

Afspiegelen bepaalt wie boventallig wordt. Daarmee ben je er als werkgever nog niet. UWV verleent alleen toestemming voor ontslag als herplaatsing binnen een redelijke termijn niet mogelijk is of niet in de rede ligt. De mogelijkheid van scholing moet ook worden onderzocht. Dat betekent dat je na de afspiegeling nog moet kijken of de boventallige werknemer kan worden geplaatst in een passende functie. Dat kan binnen de eigen vestiging zijn, maar soms ook elders binnen de organisatie of groep. In een volgende blog behandelen we de herplaatsingsinspanningsverplichting. 

Veelgemaakte fouten bij afspiegelen (H2)

De meeste problemen ontstaan door haast. Een paar voorbeelden:

1. Functies te snel samenvoegen

Werkgevers plaatsen functies soms in één groep omdat ze op elkaar lijken. Maar kleine verschillen in niveau, beloning of vereiste ervaring kunnen juridisch veel uitmaken. Daar ontstaan discussies door met werknemers en dus vertraging. 

2. Alleen kijken naar de beste medewerkers

Bij een reorganisatie is de neiging begrijpelijk om de sterkste mensen te behouden. Het afspiegelingsbeginsel laat daarvoor maar beperkt ruimte. Selecteren op functioneren kan alleen binnen strikte grenzen en is in de praktijk vrijwel niet mogelijk. 

3. Flexibele schil vergeten

Externe medewerkers, AOW’ers, nulurencontracten en tijdelijke contracten moeten in de juiste volgorde worden beoordeeld. Sla je die stap over, dan klopt de ontslagvolgorde niet.

4. De vestiging verkeerd bepalen

Vooral bij meerdere locaties, hybride teams en centrale aansturing is dit een risico. De vraag is niet alleen waar iemand werkt, maar hoe de onderneming is ingericht. 

5. Herplaatsing te laat oppakken

Herplaatsing is geen sluitstuk voor op papier. UWV wil zien wat je hebt onderzocht en welke inspanningen je hebt verricht. Die inspanningsverplichting gaat ver en bespreken we in de volgende blog. 

Wat moet je als werkgever vooraf regelen?

Een goede voorbereiding maakt het verschil. Begin met een reorganisatieplan waarin je uitlegt waarom arbeidsplaatsen vervallen. Werk daarna de nieuwe organisatiestructuur uit. Pas dan bepaal je per vestiging de uitwisselbare functies, het personeelsbestand en de ontslagvolgorde.

Zorg dat HR, finance en legal vanaf het begin samenwerken. De financiële reden voor de reorganisatie, de functievergelijking en de personeelsgegevens moeten op elkaar aansluiten.

Bij BVDV kijken we in dit soort trajecten niet alleen naar de juridische toets. We kijken ook naar de manier waarop je dit als ondernemer zorgvuldig uitlegt aan werknemers, OR of personeelsvertegenwoordiging. Openheid voorkomt niet ieder geschil, maar voorkomt wel veel wantrouwen.

Hulp nodig bij afspiegelen? (H2)

Afspiegelen vraagt om meer dan een rekentool. De uitkomst staat of valt met de stappen ervoor: de bedrijfsvestiging, de uitwisselbare functies, het personeelsbestand en de onderbouwing van de keuzes. Sta je aan de vooravond van een reorganisatie? Laat de functiegroepen en de eerste afspiegeling dan toetsen voordat je communiceert. Dan weet je of het plan juridisch klopt en voorkom je herstelwerk tijdens de UWV-procedure.

BVDV staat ondernemers bij bij reorganisaties, ontslagaanvragen en overleg met werknemers of OR. We denken mee over de juridische route én over de praktische uitvoering. Neem vrijblijvend contact op voor een kennismaking.