Herplaatsing bij reorganisatie: wat moet je als werkgever aantonen?

BVDV begeleidt werkgevers regelmatig bij reorganisaties. Dat is soms een complex proces, dat aandacht en voorbereiding vraagt. In deze blogserie geven we aanwijzingen en praktische tips.

Een reorganisatie stopt niet bij het aanwijzen van de juiste boventallige werknemers. Als werkgever moet je ook serieus onderzoeken of een werknemer ergens anders aan het werk kan om de werknemer te behouden. Binnen je eigen onderneming, maar soms ook bij een andere werkgever binnen dezelfde groep.

Bij een bedrijfseconomisch ontslag moet je aannemelijk maken dat herplaatsing in een passende functie niet mogelijk is binnen een redelijke termijn. Dat geldt ook voor functies die met passende scholing geschikt zijn. Maakt jouw onderneming deel uit van een groep? Dan moet je ook arbeidsplaatsen bij andere groepsmaatschappijen meenemen.

In dit blog lees je:

• wat de herplaatsingsinspanning plicht inhoudt bij reorganisatie;
• welke functies je moet onderzoeken binnen een groep van ondernemingen;
• wanneer scholing moet worden meegenomen;
• hoe je de redelijke termijn bepaalt en vastlegt.

Eerst reorganiseren, dan herplaatsen (H2)

Bij een reorganisatie gaat de aandacht eerst uit naar de bedrijfseconomische redenen. Denk aan omzetverlies, werkvermindering, technologische aanpassingen of een andere inrichting van de organisatie. Daarna moeten de juiste werknemers worden aangewezen die boventallig worden. Maar voor het UWV is dat niet genoeg. Ook als de arbeidsplaats echt vervalt, moet je laten zien dat je hebt onderzocht of de werknemer op een andere passende functie kan worden geplaatst. De UWV-uitvoeringsregels vermelden dat toestemming voor ontslag pas aan de orde komt als herplaatsing niet mogelijk is of niet in de rede ligt, al dan niet met behulp van scholing.

Dat maakt herplaatsing geen formaliteit. Het is een belangrijke eigen stap in het reorganisatietraject. 

Inspanningsverplichting: geen garantie op herplaatsing (H2)

De herplaatsingsplicht is geen resultaatsverplichting. Je hoeft dus niet te garanderen dat je voor iedere boventallige werknemer een nieuwe functie vindt. Anders zou reorganiseren om te besparen nutteloos worden.

Wel moet je kunnen laten zien dat je een serieuze en actieve inspanning hebt geleverd. De Hoge Raad bevestigde in de Shell-uitspraak dat het gaat om wat in de gegeven omstandigheden in redelijkheid van de werkgever kan worden gevraagd. UWV neemt dat uitgangspunt ook op in de uitvoeringsregels. In de praktijk betekent dit: zeker niet alleen vacatures doorsturen, maar gericht onderzoeken wat past. Een herplaatsingsgesprek met de werknemer is een minimum. In dat gesprek kun je afspraken maken over reistijd, salarisniveau, vestiging en bereidheid om bij een ander groepsonderdeel in dienst te treden. Leg die afspraken schriftelijk vast. Op basis daarvan kan een overzicht van vacatures en plaatsmakersfuncties worden besproken en kan contact met andere bedrijfsonderdelen worden gelegd. 

Wat is een passende functie bij herplaatsing? (H2)

Een passende functie sluit aan bij de opleiding, ervaring en capaciteiten van de werknemer. Dat hoeft niet altijd een functie op exact hetzelfde niveau te zijn. Ook een functie op een iets lager niveau kan passend zijn, afhankelijk van de situatie. Soms zelfs op een hoger niveau.

Bij de beoordeling kijk je onder meer naar:

• de inhoud van de functie;
• het opleidingsniveau;
• werkervaring en vaardigheden;
• salaris en arbeidsvoorwaarden;
• reistijd en werkplek;
• de vraag of scholing de overstap mogelijk maakt.

Dit is een persoonlijke beoordeling, voor elke individuele werknemer. Een algemene zin in de ontslagaanvraag dat “er geen passende functies zijn” is altijd te mager.

Welke arbeidsplaatsen moet je meenemen? (H3)

Je kijkt niet alleen naar openstaande vacatures. Volgens de Ontslagregeling moet je ook functies meenemen waarvoor binnen de redelijke termijn een vacature ontstaat, bijvoorbeeld omdat een werknemer heeft opgezegd of een contract niet wordt verlengd. Daarnaast moet je kijken naar functies die worden ingevuld door onder meer uitzendkrachten, oproepkrachten, ingeleend personeel, AOW-gerechtigde werknemers of tijdelijke werknemers van wie het contract binnen de redelijke termijn eindigt. Voor kortdurend tijdelijk werk, bijvoorbeeld bij ziekte of piekdrukte van maximaal 26 weken, geldt een uitzondering. Ook zzp-arbeidsplaatsen kunnen meetellen. Dat ligt anders als de werkgever kan uitleggen dat sprake is van een echte zelfstandige en dat het voor de bedrijfsvoering nodig is dat het werk door een zelfstandige wordt gedaan.

Als een passende functie bezet wordt door één van deze werkenden, dan moet die functie ook besproken worden met de boventallige werknemer. 

Herplaatsing binnen de groep (H3)

Maakt jouw onderneming deel uit van een groep? Dan stopt het onderzoek niet bij je eigen bv, vof of maatschap. De Ontslagregeling bepaalt dat bij de beoordeling van passende functies ook arbeidsplaatsen in andere ondernemingen binnen dezelfde groep moeten worden betrokken. Het UWV licht toe dat dit ook geldt als bedrijfsactiviteiten over meerdere vestigingen zijn verdeeld of als de onderneming onderdeel is van een concern. Dat betekent niet dat je iedere andere groepsmaatschappij kunt dwingen om de werknemer aan te nemen. Het betekent wel dat je moet onderzoeken of daar passende functies zijn of binnen de redelijke termijn ontstaan.

Een goede aanpak is bijvoorbeeld:

• vraag vacatures op bij groepsmaatschappijen;
• leg vast met wie contact is geweest;
• bespreek met de werknemer of werken bij een andere groepsmaatschappij haalbaar en gewenst is;
• geef de werknemer zicht op passende vacatures;
• breng de werknemer waar nodig actief in contact met de juiste persoon. 

Externe kandidaat? Let op (H3)

Een werknemer die met ontslag wordt bedreigd, gaat vóór op een externe sollicitant als de vacature passend is. Het UWV is daar helder over. Als een werkgever of een andere werkgever binnen het concern een passende vacature invult met een externe kandidaat, terwijl een boventallige werknemer daarvoor in aanmerking kwam, kan het UWV oordelen dat niet aan de herplaatsingsplicht is voldaan. Dan kan toestemming voor ontslag uitblijven en blijft de werknemer in dienst.

 Voor werkgevers is dit een punt om scherp op te sturen. Zeker als recruitment decentraal is ingericht. Zorg dat HR, directie en groepsmaatschappijen weten welke werknemers boventallig zijn en voor welke functies zij mogelijk in aanmerking komen. Dit moet in de voorbereiding dus al intern worden gecommuniceerd. 

Wanneer moet je scholing aanbieden bij herplaatsing? (H3)

Scholing hoort bij de herplaatsingsbeoordeling. Een functie kan passend zijn als de werknemer daar binnen de redelijke termijn geschikt voor kan worden gemaakt met scholing. Meestal is dat een relatief korte periode. Dat betekent niet dat iedere opleiding moet worden betaald. UWV geeft aan dat scholing gekoppeld is aan een reële herplaatsingsmogelijkheid. Is er geen zicht op een passende functie, dan kan een werkgever niet worden verplicht om toch scholing aan te bieden. Ook de duur en kosten van de scholing tellen mee, net als de financiële positie van de onderneming. 

Praktisch voorbeeld: een korte cursus om met een nieuw softwaresysteem te werken kan eerder van een werkgever worden gevraagd dan een meerjarige opleiding zonder concrete functie in beeld. 

Leg daarom vast:

• welke functies mogelijk passend zijn;
• welke kennis of vaardigheden ontbreken;
• welke scholing nodig zou zijn;
• hoe lang die scholing duurt;
• wat de kosten zijn;
• waarom de scholing wel of niet redelijk is. 

Wat is de redelijke termijn? (H3)

De redelijke herplaatsingstermijn is in beginsel gelijk aan de wettelijke opzegtermijn van de werkgever. Die termijn is afhankelijk van de duur van het dienstverband:

•       één maand bij minder dan vijf jaar
•       twee maanden bij vijf tot tien jaar
•       drie maanden bij tien tot vijftien jaar
•       vier maanden bij vijftien jaar of langer.
•       Voor werknemers met een arbeidshandicap geldt een termijn van 26 weken.

De termijn begint bij een UWV-procedure op de dag waarop het UWV beslist over het verzoek om toestemming voor opzegging. Er vindt geen aftrek plaats van de proceduretijd. De werkgever moet dus vooruit kijken: welke passende functies zijn er nu, en welke functies komen binnen die termijn beschikbaar? Je rekent vanaf het moment van indienen van de ontslagaanvraag vier weken plus de opzegtermijn vooruit.

Dat vraagt om planning. Wacht je tot de ontslagaanvraag bijna klaar is, dan mis je vaak informatie. Begin daarom vroeg met het in kaart brengen van vacatures, tijdelijke contracten, inhuur en groepsfuncties. 

Zo bouw je een sterk herplaatsingsdossier op (H2)

Een sterk herplaatsingsdossier laat zien wat je hebt gedaan, met wie je hebt gesproken en waarom herplaatsing niet mogelijk bleek. Neem in ieder geval op:

• een overzicht van bestaande en te verwachten vacatures;
• een overzicht van tijdelijke contracten, inhuur en oproepkrachten;
• correspondentie met groepsmaatschappijen;
• verslagen van herplaatsingsgesprekken;
• beoordeling van passende functies per werknemer;
• afwegingen over scholing;
• reacties van de werknemer.

 Maak het concreet. “Geen passende functie beschikbaar” zegt weinig. “Functie X is besproken, maar vraagt ervaring met Y en een opleiding van 18 maanden; binnen de redelijke termijn is plaatsing daarom niet haalbaar” helpt het UWV veel beter bij de beoordeling.

Juridisch advies nodig over herplaatsing bij reorganisatie? (H2)

 Een reorganisatie raakt mensen. Juist daarom helpt een open aanpak. Vertel vroeg wat er speelt. Geef inzicht in vacatures. Bespreek wat de werknemer wil en kan. En wees eerlijk als iets niet haalbaar is.

Dat past ook bij hoe wij bij BVDV naar arbeidsrecht kijken. Juridisch zorgvuldig, maar met oog voor de relatie. Een goed proces voorkomt niet alleen discussie bij het UWV. Het helpt ook om de reorganisatie op een nette manier uit te voeren. Neem contact met ons op en laat ons je bijstaan in het opbouwen van een sterk herplaatsingsdossier.