De rol van de ondernemingsraad bij een UWV-procedure: waar moet je op letten?

De ondernemingsraad heeft bij veel reorganisaties adviesrecht. Als de werkgever dat traject overslaat of te laat start, kan dat gevolgen hebben voor de UWV-ontslagprocedure. Het is daarom belangrijk om de medezeggenschapsprocedure en de ontslagprocedure niet als twee losse trajecten te zien.

In dit blog lees je:

• wanneer de OR advies moet geven over een reorganisatie;
• waarom het OR-traject invloed heeft op de timing van een UWV-aanvraag;
• wat er gebeurt als de werkgever afwijkt van het OR-advies;
• wat de gevolgen kunnen zijn als er geen OR is terwijl dat wel verplicht is.

De OR adviseert over de reorganisatie, niet over het ontslag bij het UWV

Bij een reorganisatie kan de werkgever besluiten om arbeidsplaatsen te laten vervallen. Als de werkgever vervolgens werknemers wil ontslaan die niet instemmen met beëindiging van hun arbeidsovereenkomst, kan een ontslagvergunning bij UWV nodig zijn. De ondernemingsraad heeft daarbij een andere rol.

Op grond van artikel 25 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) heeft de OR adviesrecht bij bepaalde voorgenomen besluiten. Daaronder vallen onder meer een belangrijke inkrimping van de werkzaamheden en een belangrijke wijziging van de organisatie. Een reorganisatie kan daar dus onder vallen.

De OR geeft advies over het voorgenomen reorganisatiebesluit. UWV beoordeelt vervolgens of de werkgever toestemming krijgt om de arbeidsovereenkomst op bedrijfseconomische gronden op te zeggen.

Dat verschil is essentieel, omdat een OR dus geen toestemming geeft voor het ontslag van een individuele werknemer. Tegelijkertijd kan het ontbreken van een afgerond OR-traject wel betekenen dat de werkgever nog geen ontslagaanvraag bij het UWV kan indienen en/of geen toestemming krijgt van het UWV om de arbeidsovereenkomst te beëindigen. 

Wanneer heeft de OR adviesrecht?

Niet iedere organisatorische wijziging vereist een adviesaanvraag. Het moet gaan om een besluit dat onder artikel 25 WOR valt.

Bij een reorganisatie kan bijvoorbeeld sprake zijn van adviesrecht wanneer:

• een afdeling wordt opgeheven;
• werkzaamheden aanzienlijk worden ingekrompen;
• functies verdwijnen als gevolg van een wijziging in de organisatie;
• de organisatie op een belangrijke manier wordt gewijzigd;
• een belangrijk onderdeel van de onderneming wordt beëindigd.

Of een besluit daadwerkelijk belangrijk genoeg is voor het adviesrecht, hangt af van de omstandigheden. Voor een werkgever betekent dit dat je niet alleen moet kijken naar het aantal ontslagen.

Ook een relatief kleine reorganisatie kan onder het adviesrecht vallen als de gevolgen voor de organisatie groot zijn.

Wanneer moet de OR bij het advies worden betrokken?

Het moment waarop de OR advies krijgt, is minstens zo belangrijk als de inhoud van de adviesaanvraag.

De WOR schrijft voor dat de ondernemer het advies moet vragen op een moment waarop het advies nog van wezenlijke invloed kan zijn op het te nemen besluit. De werkgever kan dus niet eerst besluiten om een reorganisatie uit te voeren en de OR daarna vragen om daar nog iets van te vinden. Dat levert in de praktijk soms spanning op.

Bijvoorbeeld wanneer het management zegt:

“We moeten op zeer korte termijn reorganiseren en hebben geen tijd om de ondernemingsraad nog te betrekken.” Voor een werkgever is dat een signaal om juist eerst stil te staan bij de medezeggenschapsprocedure. Een financiële noodsituatie betekent niet automatisch dat het adviesrecht van de OR vervalt. Wel kan de urgentie van de situatie invloed hebben op de manier waarop het proces wordt ingericht. Het uitgangspunt blijft dat de OR tijdig moet kunnen adviseren.

Kan je de UWV-aanvraag alvast indienen?

Hier zit een belangrijk praktisch risico. In de UWV-uitvoeringsregels staat dat een ontslagaanvraag prematuur is als de OR nog niet is geraadpleegd. UWV kan zo’n aanvraag weigeren. De werkgever moet in de ontslagaanvraag aangeven of er een OR is en of deze is of wordt geraadpleegd over het onderliggende besluit.

UWV vraagt bovendien om documenten over de medezeggenschap. Denk aan de adviesaanvraag, het advies van de OR en andere relevante correspondentie over de adviesprocedure. Als advies had moeten worden gevraagd maar dat niet is gebeurd, beoordeelt UWV de ontslagaanvraag niet.

Een UWV-aanvraag indienen voordat het OR-traject is afgerond, kan dus betekenen dat je tijd verliest in plaats van wint.

Voor een werkgever is het daarom verstandig om de planning van de reorganisatie vanaf het begin in twee tijdlijnen uit te werken:

1. het traject van besluitvorming en medezeggenschap;
2. het traject van de individuele ontslagaanvragen.

Die twee trajecten grijpen in elkaar.

Wat als de OR negatief adviseert?

Een negatief advies betekent niet automatisch dat de reorganisatie niet mag doorgaan.

De bestuurder kan besluiten om het advies van de OR niet te volgen. Daar zijn wel regels aan verbonden.

Als de bestuurder een besluit neemt dat niet overeenkomt met het advies van de OR, moet hij in beginsel schriftelijk uitleggen waarom hij van het advies afwijkt. Daarnaast moet de uitvoering van het besluit gedurende één maand worden opgeschort. Ook kan de OR onder omstandigheden beroep instellen bij de Ondernemingskamer van het gerechtshof Amsterdam. Dat heeft gevolgen voor de planning.

Wanneer is de OR volgens het UWV geraadpleegd?

De UWV-uitvoeringsregels geven hiervoor praktische handvatten. De OR is geraadpleegd zodra deze advies heeft uitgebracht. Dat geldt ook als de OR van zijn adviesrecht afziet.

Wat gebeurt er als de OR het advies nog niet heeft uitgebracht?

Als het OR nog geen advies heeft uitgebracht, kunnen werkgever en OR bijvoorbeeld een uiterste datum afspreken waarop het advies moet worden uitgebracht. Is die datum verstreken en heeft ten minste eenmaal overleg plaatsgevonden in een overlegvergadering over het voorgenomen besluit, dan kan UWV ervan uitgaan dat de OR is geraadpleegd. Als die voorwaarden niet zijn vervuld, wordt de OR volgens de UWV-uitvoeringsregels geacht niet te zijn geraadpleegd. Dit maakt goede verslaglegging belangrijk.

Bewaar daarom niet alleen de formele adviesaanvraag en het uiteindelijke advies, maar ook relevante uitnodigingen, agenda’s, verslagen en correspondentie.

En als er helemaal geen OR is?

Dit is een tweede vraag die werkgevers in de praktijk kan tegenkomen: “We hebben geen ondernemingsraad, maar zijn hier op grond van de WOR wel toe verplicht”. Heeft dat impact op de UWV-procedure?”

Het korte antwoord is: ja, dat kan grote gevolgen hebben.

Ondernemingen waarin in de regel ten minste vijftig werknemers werkzaam zijn, moeten op grond van de WOR een OR instellen. Onder omstandigheden kan een cao of arbeidsvoorwaardenregeling ook bij een lager aantal werknemers een OR voorschrijven. Het ontbreken van een OR betekent dus niet dat de adviesrechten van werknemers bij een reorganisatie simpelweg verdwijnen.

Sterker nog: UWV vermeldt expliciet dat de werkgever bij de ontslagaanvraag moet aangeven of er een OR is ingesteld. Als er geen OR is ingesteld, gelden volgens de UWV-uitvoeringsregels de regels die passen bij de omvang van de onderneming. Bij ondernemingen met 10 tot 50 werknemers gelden bijvoorbeeld andere regels voor medezeggenschap. Zo moet de werkgever onder bepaalde omstandigheden een personeelsvertegenwoordiging raadplegen. Zonder OR of PVT geldt bovendien een verplichting tot het houden van een personeelsvergadering.

Een reorganisatie komt zelden op een rustig moment. Toch is haast geen goede reden om de medezeggenschap achteraf te regelen. Een praktische aanpak bestaat uit vijf stappen:

1. Bepaal eerst of sprake is van een adviesplichtig besluit.
   Kijk naar de aard en gevolgen van de reorganisatie. Beoordeel niet alleen het aantal functies dat vervalt.
2. Controleer de medezeggenschapsstructuur.
   Is er een OR? Is die correct ingesteld? Is er een PVT? Is een cao van toepassing? Zijn er aanvullende afspraken gemaakt?
3. Plan het OR-traject vóór de UWV-aanvraag.
   Zorg dat de adviesaanvraag voldoende informatie bevat en dat de OR daadwerkelijk invloed kan uitoefenen op het besluit.
4. Leg het proces goed vast.
   Bewaar de adviesaanvraag, aanvullende informatie, correspondentie, overlegverslagen en het uiteindelijke advies.
5. Stem de UWV-procedure af op de uitkomst van het OR-traject.
   Controleer voordat je de aanvraag indient of de OR volgens de UWV-regels is geraadpleegd en of eventuele opschortingstermijnen zijn verstreken.

Advies over de rol van de OR tijdens een UWV procedure

Voor werkgevers is de belangrijkste les eenvoudig: bij een reorganisatie waarbij ontslagen volgen, begint de juridische planning niet met de UWV-aanvraag. De vraag of de OR adviesrecht heeft, moet eerder op tafel liggen. Een goed ingericht OR-traject voorkomt bovendien dat de werkgever later tijd verliest met een premature UWV-aanvraag. Het geeft de werkgever ook de mogelijkheid om de personele gevolgen, de ontslagvolgorde en de herplaatsingsmogelijkheden tijdig in kaart te brengen.

Heb je vragen over de rol van de Ondernemingsraad bij reorganisaties, of over algemeen adviesrecht? Neem contact op met ons. Wij begeleiden je in het inrichten van het OR-traject bij UWV procedures, van planning tot reorganisatie.