Werknemer ziekgemeld? Dit zijn je verplichtingen als werkgever

Een werknemer meldt zich ziek. Wat moet je als werkgever nu doen en wanneer? De Wet verbetering poortwachter legt als werkgever concrete verplichtingen op met vaste deadlines. Wie die mist, riskeert een loonsanctie van UWV: tot een jaar extra loondoorbetaling. In dit blog lees je wat je vandaag, deze week en in de komende maanden moet regelen.

In dit blog lees je:

•       wat je op de eerste ziektedag moet doen;
•       welke stappen de Wet verbetering poortwachter voorschrijft;
•       wat de probleemanalyse inhoudt en wie die opstelt;
•       wanneer je een melding bij UWV moet doen;
•       welke sancties je riskeert bij nalatigheid.

Dag 1: ziekmelding correct registreren

 De dag waarop een werknemer zich ziek meldt, is juridisch het startpunt van de Wet verbetering poortwachter. Alle deadlines die volgen, worden berekend vanaf deze datum. Registreer de ziekmelding dus direct en nauwkeurig.

 Je mag de werknemer vragen wanneer hij of zij verwacht te herstellen. Wat niet mag: vragen naar de aard of oorzaak van de ziekte. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens in de zin van de AVG. Je mag deze niet vastleggen, ook niet als de werknemer daar zelf toestemming voor geeft. De afhankelijkheidsrelatie die uit de arbeidsovereenkomst voortvloeit maakt dat “toestemming” geacht wordt niet vrijgegeven te zijn waardoor dit geen rechtsgeldige verwerkingsgrond is. De bedrijfsarts mag de gegevens wel verwerken en treedt als een soort van filter op tussen werknemer en werkgever.

 Controleer daarnaast of in je cao of arbeidsovereenkomst wachtdagen zijn overeengekomen. Zijn die er niet, dan ben je verplicht om vanaf de eerste ziektedag loon door te betalen. De wettelijke ondergrens is 70% van het laatstverdiende loon, maar veel cao’s schrijven een hoger percentage voor. Ook zien wij in arbeidsovereenkomsten andere afspraken voorkomen, én zien wij dat er verwachtingen zijn geschept of precedenten bestaan die kunnen maken dat de werknemer op meer recht heeft dan de ondergrens.

Binnen een week na ziekmelding: melding bij de bedrijfsarts

 Je bent verplicht de ziekmelding binnen een week door te geven aan je arbodienst of bedrijfsarts. Wacht hier niet mee. Hoe eerder de bedrijfsarts betrokken is, hoe sneller er inzicht ontstaat in de situatie van de werknemer en de mogelijkheden voor re-integratie. Ondanks deze termijn is het advies om de ziekmelding dan ook meteen door te geven. Niet in de laatste plaats omdat bedrijfsartsen druk zijn en het lang kan duren voordat er een inhoudelijk spreekuur ingepland kan worden.

 Elke werkgever is verplicht een basiscontract te hebben met een arbodienst of bedrijfsarts. Is dat bij jou nog niet op orde, dan is dit het moment om daar werk van te maken. 

Week 6: probleemanalyse door de bedrijfsarts

 Uiterlijk in de zesde verzuimweek stelt de bedrijfsarts een probleemanalyse op. Dit is een wettelijke verplichting, geen aanbeveling en ook één van de redenen om de bedrijfsarts zo snel als mogelijk te betrekken.

 In de probleemanalyse beschrijft de bedrijfsarts de functionele beperkingen en mogelijkheden van de werknemer. Wat kan de werknemer wel en niet? Wat zijn de kansen op werkhervatting? De bedrijfsarts kijkt daarbij niet alleen naar medische factoren, maar ook naar werk-gerelateerde en persoonlijke omstandigheden die het verzuim beïnvloeden.

 Belangrijk: de probleemanalyse die je ontvangt, bevat geen medische gegevens. Die vallen onder het medisch beroepsgeheim en worden uitsluitend aan de werknemer zelf verstrekt. Als werkgever ontvang je alleen de informatie die relevant is voor re-integratie. Plan de afspraak bij de bedrijfsarts bij voorkeur al rond week vijf, zodat je ruim binnen de wettelijke termijn blijft. De agenda van de bedrijfsarts zal hier het grootste obstakel vormen.

Week 8: plan van aanpak opstellen voor re-integratie

Op basis van de probleemanalyse stel je samen met de werknemer uiterlijk in week acht een plan van aanpak op. Hierin legt je vast welke stappen jullie beiden zetten om de werknemer zo snel mogelijk geheel of gedeeltelijk terug aan het werk te krijgen. Ook formuleer je hier wat het einddoel van de re-integratie zal zijn. In deze fase zal dit vaak “terugkeer naar de bedongen arbeid” zijn, ook wel bekend als re-integratie Spoor 1 met als doel het weer kunnen uitvoeren van de afgesproken werkzaamheden.

 Het plan van aanpak is geen formaliteit. Het vormt de leidraad voor het verdere re-integratietraject en maakt onderdeel uit van het re-integratiedossier dat je bij UWV moet indienen als de werknemer twee jaar ziek is t.b.v van de zogenaamde RIV-toets en WIA-beschikking.

Doorlopend: voortgang ziekmelding bewaken en dossier bijhouden

 Vanaf het moment dat het plan van aanpak is opgesteld, zullen er elke zes weken afspraken zijn bij de bedrijfsarts en voer je voortgangsgesprekken met de werknemer; tenzij uit het Plan van Aanpak andere afspraken gemaakt zijn. Zijn er wijzigingen in de situatie? Dan stel je het plan bij en leg je dat schriftelijk vast.

 Zorg dat je re-integratiedossier te allen tijde actueel en volledig is. Bij een WIA-beoordeling toetst UWV niet alleen of je de juiste stappen hebt gezet, maar ook of je die goed hebt gedocumenteerd.

Week 42: verplichte melding van ziekte bij UWV

 In de 42e verzuimweek ben je verplicht de ziekmelding door te geven aan UWV. Deze termijn is hard. Wie te laat meldt, riskeert een boete.  Zet deze datum direct bij de eerste ziekmelding in je agenda. Veel werkgevers missen deze deadline simpelweg omdat zij er niet op bedacht waren. 

Week 52: opschudmoment

 Wat eerst een vereiste was, is nu een gewoonte geworden: indien de werknemer binnen 52 weken niet hersteld is, is het van belang om met de bedrijfsarts in overleg te gaan. Is het einddoel uit het Plan van Aanpak nog te bereiken via re-integratie Spoor 1, óf moeten we naar re-integratie Spoor 2 (buiten Werkgever) gaan kijken? Vaak vindt er in dit stadium een arbeidsdeskundig onderzoek plaats.

Week 104: einde loondoorbetalingsverplichting na 2 jaar ziekte

 Na twee jaar ziekte eindigt in beginsel de loondoorbetalingsverplichting. Je dient dan een re-integratieverslag in bij UWV. Dit dient voor de zogenaamde RIV toets: hebben partijen aan hun re-integratieplichten voldaan?. De werknemer kan vervolgens een WIA-uitkering aanvragen.

 Heeft UWV het oordeel dat je onvoldoende hebt gedaan aan re-integratie? Dan kan UWV een loonsanctie opleggen en ben je verplicht het loon tot maximaal een jaar langer door te betalen. Die sanctie is ingrijpend en in veel gevallen te voorkomen met een zorgvuldig verzuimproces.

Vragen over je verplichtingen bij ziekmelding van een werknemer?

 De Wet verbetering poortwachter is veeleisend. Deadlines liggen vast, documentatie is cruciaal en de gevolgen van fouten zijn groot.

Heb je vragen over je positie als werkgever bij langdurig verzuim, of wil je het verzuimproces laten toetsen? Of wil je als werknemer weten wat je rechten & plichten zijn? Neem dan contact met ons op.