Reorganisatie voorbereiden: wat moet er juridisch op orde zijn?

BVDV begeleidt werkgevers regelmatig bij reorganisaties. Dat is soms een complex proces, dat aandacht en voorbereiding vraagt. In deze blogserie geven we aanwijzingen en praktische tips.

Een reorganisatie voorbereiden begint lang voordat werknemers worden geïnformeerd of een ontslagaanvraag wordt ingediend. Juist in de voorbereiding worden keuzes gemaakt die bepalend zijn voor het verdere verloop. Een goede onderbouwing, een helder reorganisatieplan en een doordachte communicatie voorkomen onnodige vertraging en discussies.

In deze blog lees je:

• wanneer sprake kan zijn van een bedrijfseconomische noodzaak;
• welke voorbereidingen je als werkgever moet treffen;
• waarom een goede dossiervorming belangrijk is;
• hoe je werknemers zorgvuldig meeneemt in het proces.

Een reorganisatie begint niet met een ontslag

Een reorganisatie begint niet met een ontslag, het begint met een vraag: welke organisatie heeft de onderneming nodig? Veel ondernemers denken bij een reorganisatie direct aan het vervallen van arbeidsplaatsen. Maar met een reorganisatie voorbereiden begin je veel eerder. Eerst moet duidelijk zijn waarom de organisatie verandert en hoe de onderneming er na die verandering uit moet zien.

Een reorganisatie is geen doel op zich. Het is een middel om de onderneming gezond te houden of klaar te maken voor de toekomst. Denk bijvoorbeeld aan een structurele omzetdaling, veranderende marktomstandigheden, automatisering, een gewijzigde bedrijfsstrategie of het samenvoegen van werkzaamheden.

De eerste vraag is daarom niet welke werknemers vertrekken, maar welke organisatie de onderneming nodig heeft.

Onderbouw de bedrijfseconomische noodzaak voor een reorganisatie

Een reorganisatie vraagt om een duidelijke onderbouwing. Niet alleen omdat werknemers vragen zullen stellen, maar ook omdat je later moet kunnen uitleggen waarom de reorganisatie noodzakelijk was.

Leg daarom vast in een reorganisatieplan:

• welke ontwikkelingen aanleiding geven voor de reorganisatie;
• welke financiële of organisatorische problemen spelen;
• waarom deze veranderingen structureel zijn;
• welke oplossingen zijn onderzocht en waarom daarvoor niet is gekozen.

Een reorganisatieplan hoeft geen uitgebreid boekwerk te zijn. Wel moet het duidelijk maken waarom de huidige organisatie niet langer passend is en welke veranderingen nodig zijn.

Hoe beter deze onderbouwing is, hoe eenvoudiger je later kunt uitleggen waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt.

Werk eerst de nieuwe organisatie uit

Pas wanneer duidelijk is waarom een reorganisatie nodig is, kun je bepalen hoe de organisatie eruit moet zien.

Veel organisaties maken de fout om direct naar individuele werknemers te kijken. Juridisch hoort de volgorde precies andersom te zijn.

Werk daarom eerst uit:

• welke werkzaamheden blijven bestaan;
• welke werkzaamheden verdwijnen;
• welke werkzaamheden veranderen;
• welke afdelingen of teams anders worden ingericht.

Maak daarbij een organogram van de huidige en de toekomstige organisatie. Zo wordt direct zichtbaar welke functies verdwijnen, veranderen of nieuw ontstaan.

Breng het personeelsbestand zorgvuldig in kaart

Wanneer de nieuwe organisatiestructuur na de reorganisatie is uitgewerkt, is het belangrijk om een volledig overzicht van het personeelsbestand te maken.

Denk daarbij niet alleen aan werknemers met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Ook tijdelijke contracten, oproepkrachten en ingehuurde medewerkers kunnen onderdeel zijn van het totaalbeeld.

Controleer daarnaast of personeelsgegevens actueel zijn. Zijn functieomschrijvingen nog juist? Sluiten werkzaamheden aan bij wat op papier staat? En is de organisatiestructuur nog actueel?

Juist in deze voorbereidingsfase worden onvolledige dossiers vaak zichtbaar. Door deze op tijd te herstellen voorkom je problemen later in het traject.

Leg keuzes goed vast in een reorganisatiedossier

Tijdens een reorganisatie worden veel besluiten genomen. Waarom verdwijnen bepaalde werkzaamheden? Waarom wordt een afdeling anders ingericht? Waarom is gekozen voor een andere organisatiestructuur?

Leg deze keuzes vast op het moment dat ze worden gemaakt.

Dat helpt niet alleen als later vragen ontstaan van werknemers, de ondernemingsraad of het UWV. Ook intern zorgt het voor duidelijkheid. Iedereen werkt vanuit dezelfde uitgangspunten.

Een goed reorganisatiedossier bestaat uit:

• een reorganisatieplan;
• financiële onderbouwing;
• organogram vóór en na de reorganisatie;
• beschrijving van de organisatorische veranderingen;
• actuele functieomschrijvingen;
• notulen of besluitvorming van het management.

Vergeet de ondernemingsraad niet

Heeft de organisatie een ondernemingsraad? Dan kan voor een reorganisatie een adviesplicht gelden.

Dat betekent niet dat de ondernemingsraad pas aan het einde wordt geïnformeerd. Juist wanneer de ondernemingsraad tijdig wordt betrokken, kan het adviestraject soepeler verlopen.

Heeft de organisatie geen ondernemingsraad, maar wel een personeelsvertegenwoordiging of personeelsvergadering? Ook dan kunnen wettelijke verplichtingen gelden.

Breng daarom vooraf in kaart welke medezeggenschapsrechten van toepassing zijn en plan deze momenten in het reorganisatietraject.

Denk vooraf na over de communicatie over de reorganisatie

Bij veel reorganisaties gaat niet de juridische onderbouwing mis, maar de communicatie.

Werknemers merken vaak al dat er iets speelt. Geruchten ontstaan snel. Als informatie ontbreekt, vullen mensen die zelf in.

Maak daarom vooraf een reorganisatie communicatieplan. Bedenk onder meer:

• wanneer informeer je werknemers;
• wie vertelt het nieuws;
• welke boodschap geef je;
• hoe beantwoord je vragen;
• hoe houd je medewerkers daarna op de hoogte?

Openheid voorkomt niet ieder meningsverschil. Wel zorgt het ervoor dat werknemers begrijpen waarom veranderingen nodig zijn en welke stappen volgen.

Dat past ook bij de manier waarop wij bij BVDV naar reorganisaties kijken. Transparantie en duidelijkheid dragen bij aan een zorgvuldig proces.

Veelgemaakte fouten in de voorbereiding op een reorganisatie

In de praktijk zien wij regelmatig dezelfde valkuilen terug.

Te snel naar personen kijken

De nieuwe organisatie moet leidend zijn. Niet de vraag welke werknemers je wilt behouden.

Onvoldoende onderbouwing

Een reorganisatie zonder duidelijke bedrijfseconomische of organisatorische onderbouwing leidt vaak tot vragen en discussie.

Verouderde personeelsinformatie

Functieomschrijvingen en organogrammen sluiten niet altijd meer aan op de praktijk. Controleer deze voordat het traject begint.

Communicatie onderschatten

Een goede juridische voorbereiding verdient een goede communicatie. Werknemers accepteren ingrijpende veranderingen eerder wanneer zij begrijpen waarom deze nodig zijn.

Checklist: ben je klaar voor de volgende stap?

Voordat een reorganisatie daadwerkelijk van start gaat, is het verstandig om deze vragen te beantwoorden:

• Is de bedrijfseconomische noodzaak duidelijk vastgelegd?
• Is de toekomstige organisatiestructuur uitgewerkt?
• Zijn de organisatorische keuzes onderbouwd?
• Is het personeelsbestand volledig in kaart gebracht?
• Zijn de functieomschrijvingen actueel?
• Is duidelijk welke medezeggenschapsrechten gelden?
• Ligt er een communicatieplan klaar?

Pas wanneer deze basis op orde is, kun je de volgende stappen in het reorganisatietraject zetten.

In de volgende blog uit deze serie gaan we in op het afspiegelingsbeginsel. Wanneer moet je afspiegelen, hoe bepaal je uitwisselbare functies en welke fouten zien wij daarbij in de praktijk?

Hulp nodig bij de voorbereiding van een reorganisatie?

Een goede voorbereiding voorkomt veel problemen later in het traject. Door vooraf de juiste keuzes te maken en deze goed vast te leggen, vergroot je de kans op een zorgvuldig en voorspelbaar reorganisatieproces.

BVDV begeleidt ondernemers bij iedere fase van een reorganisatie. Wij denken mee over de juridische onderbouwing, de inrichting van de nieuwe organisatie en de communicatie richting werknemers en medezeggenschap. Zo leggen we samen een stevige basis voor de stappen die daarna volgen.