Ontslag door disfunctioneren: 7 veelgemaakte fouten en praktische tips voor een sterk dossier

Een werknemer functioneert al enige tijd niet goed. Ondanks alle hulp en ondersteuning lijkt de situatie niet te verbeteren. Als werkgever blijft dan soms ontslag als enige mogelijkheid over. Maar in de praktijk blijkt dit vaak lastig. De reden? Het dossier is niet op orde.

Werkgevers beginnen te laat met het opbouwen van een dossier, documenteren te weinig of slaan belangrijke stappen over. Dat leidt regelmatig tot afgewezen ontslagverzoeken bij de kantonrechter.

In dit blog lees je:

• De meest gemaakte fouten bij disfunctioneren
• Hoe je een sterk dossier opbouwt
• Wat rechters belangrijk vinden
• Praktische tips voor HR-managers

1. Te laat beginnen met dossieropbouw

In onze praktijk zien wij dat werkgevers vaak te lang wachten. Pas wanneer de situatie escaleert, starten zij met vastleggen.Dat is risicovol.

Zelfs als je als werkgever of HR-manager denkt dat het een eenmalig incident is: leg het vast.  Een rechter wil zien dat disfunctioneren structureel is. Eén of twee recente voorbeelden zijn niet genoeg.

Zo pak je het beter aan:

• Leg signalen direct vast
• Noteer concrete voorbeelden
• Bevestig gesprekken per e-mail
• Werk chronologisch

Voorbeeld uit de praktijk

Een manager ziet al maanden dat een medewerker deadlines mist. De werknemer wordt daar weleens op gewezen in één op één gesprekken, maar er staat niets op papier. In zo’n geval is er nog geen begin van een ontslagdossier. Een ontbindingsverzoek maakt bij de rechter geen schijn van kans.

De les: begin dus direct met vastleggen.

2. Disfunctioneren niet concreet maken

“De samenwerking verloopt moeizaam.”
“De werknemer past niet in het team.”

“De werknemer moet meer eigenaarschap tonen en proactief handelen.”

Dit soort formuleringen zijn te vaag.

Het disfunctioneren moet concreet zijn en voor de werknemer begrijpelijk. Denk dan aan wat gaat er precies mis? Wanneer? En wat is de impact?

Zo maak je het concreet:

• Benoem specifieke situaties, zoals een presentatie of een overleg of een plan dat niet goed genoeg was.
• Gebruik meetbare resultaten, zoals omzettargets of aantallen bezoeken of anderszins concrete output
• Koppel het disfunctioneren aan functie-eisen; dat is de basis
• Beschrijf gevolgen voor de organisatie

Goed voorbeeld:

“In de periode januari tot maart zijn vijf deadlines niet gehaald. Hierdoor liep project X vertraging op van drie weken.”

Dat is duidelijk en toetsbaar.

3. Geen duidelijke verwachtingen formuleren

Een werknemer moet weten wat er wordt verwacht. Zonder duidelijke verwachtingen is disfunctioneren moeilijk aan te tonen en krijgt de werknemer onvoldoende gelegenheid om het functioneren te verbeteren.

Hiermee bereik je ook een gedeeld belang. Veel werkgevers slaan deze stap over.

Wat hoort er wel in het dossier:

• Functieomschrijving
• Concrete doelstellingen
• Verbeterpunten
• Termijnen

Tip voor HR-managers

Maak een verbeterplan met:

• concrete doelen (SMART)
• duidelijke termijn
• evaluatiemomenten
• ondersteuning

Zo creëer je duidelijkheid voor beide partijen.

4. Geen serieus verbetertraject voor disfunctioneren aanbieden

Een werknemer moet de kans en ondersteuning krijgen om te verbeteren.
Dit is een wettelijke vereiste.

Toch zien wij dat verbetertrajecten soms te kort zijn of niet serieus worden ingevuld.

Een goed verbetertraject bevat:

• Schriftelijk plan
• Realistische termijn
• Begeleiding of coaching
• Regelmatige evaluaties
• Eerlijke boodschap over gevolgen

Veelgemaakte fout

Een werkgever geeft een werknemer twee weken om te verbeteren. De rechter vindt dit onredelijk kort. Het ontslagverzoek wordt afgewezen.

Gemiddeld zal een verbetertraject van drie tot zes maanden redelijk zijn, maar dit ligt altijd aan de functie, situatie en hoelang de werknemer in dienst is.

Heeft de werknemer een lang dienstverband, waarin nooit of beperkt kritiek op het functioneren op schrift is gezet. Dan wordt meer van de werkgever verwacht.

Is het duidelijk dat de werknemer ernstig disfunctioneert en dat het niet zal verbeteren, dan kan een traject korter worden ingezet.

5. Onvoldoende begeleiding bieden

Werkgevers moeten werknemers actief ondersteunen. Alleen kritiek geven is niet genoeg.

Dit betekent dat een werkgever moet kunnen aantonen dat de werknemer een reële kans is geboden om het functioneren op het vereiste niveau te brengen. Kan een werkgever dit onvoldoende, dan zal de rechter een ontbindingsverzoek wegens disfunctioneren afwijzen.

De rechter kijkt naar:

• Coaching
• Training
• Extra begeleiding
• Aanpassing werkdruk

Praktische tip

Leg vast:

• dat de werknemer is gevraagd of en welke begeleiding hij/zij nodig denk te hebben
• welke begeleiding is geboden
• wanneer dit is gebeurd
• wat het resultaat was

Zo laat je zien dat je serieus hebt geprobeerd de werknemer te ondersteunen, dat is uiteindelijk in beider belang.

6. Geen hoor en wederhoor toepassen bij disfunctioneren

Een werknemer moet kunnen reageren op de verwijten van de werkgever over disfunctioneren. Dit is belangrijk maar wordt in de praktijk vaak vergeten.

Een dossier zonder reactie van werknemer is minder sterk. Zorg er dus voor dat een gesprek kan ontstaan. Daarmee beperk je ook de kans dat er achteraf discussie ontstaat over bijvoorbeeld de functie-eisen, doelstellingen of het verbetertraject.

Zo voorkom je dit:

• Vraag om een schriftelijke reactie op het concept verbeterplan
• Leg gesprekken vast
• Bevestig per e-mail

Voorbeeld

“Tijdens gesprek van 10 maart geeft werknemer aan dat werkdruk te hoog is.”

Dit toont dat je beide kanten hebt meegenomen.

7. Disfunctioneren verwarren met andere problemen

Niet elk probleem moet worden behandeld als disfunctioneren. Wanneer de oorzaak van het probleem elders ligt, is het disfunctioneringstraject niet het juiste instrument. Een verkeerde kwalificatie kan ertoe leiden dat het ontbindingsverzoek wordt afgewezen.

Soms speelt:

• ziekte
• conflict
• reorganisatie
• persoonlijke omstandigheden

Deze situaties vragen een andere aanpak. Daarbij is het ook van belang dat disfunctioneren als gevolg van de ziekte geen disfunctioneren als ontslaggrond oplevert.

Veelgemaakte fout

Wanneer een werknemer zich regelmatig ziekmeldt, is het voor een werkgever verleidelijk dit als disfunctioneren te duiden. Hetzelfde geldt voor conflictsituaties met collega’s.

In beide gevallen is de kwalificatie ‘disfunctioneren’ niet juist. Om de werkelijke oorzaak van de problemen te achterhalen, is het van belang dat de werkgever en werknemer in gesprek gaan. Wanneer de oorzaak helder is kan er naar een gerichte oplossing worden gezocht.

8. Geen consistente communicatie

Soms krijgt een werknemer positieve beoordelingen. Later volgt plots een disfunctioneringstraject. Dit is heel lastig uit te leggen aan de rechter.

Let daarom op:

• Consistente beoordelingen
• Eerlijke feedback
• Tijdige signalering

Een goed dossier vertelt één duidelijk verhaal.

Wat rechters belangrijk vinden bij disfunctioneren

Uit onze ervaring met zaken rondom disfunctioneren en actuele jurisprudentie blijkt dat rechters vooral kijken naar:

• Structureel disfunctioneren
• Duidelijke verwachtingen
• Serieus verbetertraject
• Voldoende begeleiding
• Goede dossieropbouw

Ontbreekt één van deze onderdelen? Dan wordt ontslag vaak afgewezen. Ga dus niet in onderhandeling over een vertrekregeling als er geen goed dossier is.

Checklist: zo bouw je een sterk dossier op

Gebruik deze checklist als HR-manager:

• Leg signalen direct vast
• Geef concrete voorbeelden
• Stel duidelijke verwachtingen
• Start tijdig een verbetertraject
• Bied begeleiding aan
• Documenteer gesprekken
• Pas hoor en wederhoor toe
• Evalueer regelmatig op eerlijke wijze

Met deze checklist sta je sterker.

Wanneer schakel je juridische hulp in?

Ontslag bij disfunctioneren is in de praktijk vaak complex. Het moment van inschakelen kan het verschil maken. Niet pas bij een ontslagprocedure, maar al bij de start van het traject en het opbouwen van een dossier.

Bij BVDV staan we HR-managers en ondernemers bij tijdens dit proces. We denken mee, kijken kritisch naar het dossier en adviseren over hoe gesprekken kunnen worden aangegaan.

Kennismaken? Neem contact op!