Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd: 7 clausules die juridische risico’s opleveren

Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd lijkt vaak overzichtelijk. Er staat een begindatum in, een einddatum en een paar standaardbepalingen. Toch gaat het in de praktijk juist bij tijdelijke contracten vaak mis op de details.

Dat is zonde. Want een onjuiste of slordige clausule kan later zorgen voor discussie over opzegging, verlenging, proeftijd of de vraag of een beding wel geldig is.

Wij leggen uit:

• welke 7 clausules in een tijdelijk contract extra aandacht vragen
• waarom standaardmodellen juist hier risico kunnen opleveren
• waar HR en ondernemers in de praktijk vaak overheen lezen
• hoe je sneller kunt toetsen of je contract nog klopt

Bepaalde tijd  contract? Dan telt juist de formulering

Bij een contract voor bepaalde tijd denken veel werkgevers: dit loopt vanzelf af, dus het risico is beperkt. Dat beeld klopt maar deels.

Een tijdelijk contract eindigt inderdaad in principe automatisch op de afgesproken einddatum. Maar dat betekent niet dat elke bepaling in zo’n overeenkomst ook automatisch goed staat. Voor proeftijd, tussentijdse opzegging, aanzegging en concurrentiebedingen gelden aparte regels. En als die regels niet goed zijn verwerkt, kan dat je speelruimte flink beperken.

Arbeidsovereenkomsten zijn bijna altijd gemaakt door juristen, voor juristen. Werkgevers en HR hebben niet altijd scherp waar ze mee werken. Dat kan beter! Wij hebben een speciale checklist ontwikkeld. Daniël Maats – arbeidsrechtadvocaat

Dat is precies het punt. Een contract moet niet alleen juridisch kloppen. Het moet ook werkbaar en begrijpelijk zijn voor de mensen die ermee werken. We benoemen 7 punten die extra aandacht verdienen.

1. De einddatum en de duur van het bepaalde tijd contract

Dit lijkt de simpelste clausule, maar hier begint het al.

Controleer of de looptijd helder is omschreven. Gaat het om een vaste periode, bijvoorbeeld twaalf maanden? Zorg er dan voor dat de duur en de einddatum op elkaar zijn afgestemd.

Of gaat het om een contract voor de duur van een project of vervanging? Bij een contract voor bepaalde tijd moet het einde objectief bepaalbaar zijn en de werkgever mag daar geen invloed op hebben.

Een vage omschrijving geeft ruimte voor discussie. Denk aan formuleringen als “tot nader order” of “zolang de werkzaamheden duren”. Dan is niet altijd meteen duidelijk wanneer de overeenkomst eindigt. Ook bij contracten voor de duur van een zwangerschapsverlof of ziekte van een werknemer, ontstaat er vaak discussie.

Check dus:

• staat de einddatum of eindgebeurtenis precies en objectief omschreven?
• is voor beide partijen dus duidelijk wanneer het contract stopt?
• sluit de formulering aan op de feitelijke situatie?

2. Het proeftijdbeding

Bij bepaalde tijd  contracten gaat het opvallend vaak mis met de proeftijd.

De regels zijn heel strak. Bij een contract van 6 maanden of korter mag geen proeftijd worden afgesproken. Bij een tijdelijk contract van meer dan 6 maanden maar korter dan 2 jaar is de maximale proeftijd 1 maand. Bij 2 jaar of langer mag dat maximaal 2 maanden zijn. 

De proeftijd moet schriftelijk zijn vastgelegd in de arbeidsovereenkomst. Bij een verlenging of belangrijke aanpassing van de arbeidsovereenkomst mag in principe geen nieuwe proeftijd worden afgesproken, behalve als de nieuwe functie duidelijk andere vaardigheden of verantwoordelijkheden vraagt. Dat is niet vaak het geval.

Een te lange of onjuist afgesproken proeftijd is niet zomaar “een beetje onhandig”, maar kan ongeldig zijn. Dan heb je dus feitelijk géén geldig proeftijdbeding.

Check dus:

• is proeftijd hier wettelijk toegestaan?
• klopt de duur?
• is het een opvolgend contract?
• vraagt de nieuwe functie echt iets anders?
• let op dat de cao een afwijkende regeling kan hebben

3. De clausule over tussentijdse opzegging

Veel werkgevers gaan ervan uit dat een tijdelijk contract altijd tussentijds kan worden beëindigd. Dat is niet zo. De werkgever moet altijd toestemming van het UWV hebben of via de rechter een ontbinding krijgen.

Voor een tijdelijk contract geldt in beginsel geen opzegtermijn, omdat het contract afloopt op de afgesproken einddatum. Wil je het eerder kunnen beëindigen, dan moet dat uitdrukkelijk in het contract staan. Zonder zo’n tussentijds opzegbeding kun je als werkgever niet onderweg opzeggen, behalve bij een ontslag op staande voet. Doe je dat toch, dan moet je als werkgever het volledige resterende loon betalen.

Dit is een clausule die je bewust moet opnemen of bewust moet weglaten. Soms wil je juist flexibiliteit, maar dat betekent dat de werknemer ook tussentijds kan vertrekken. Soms wil je rust en zekerheid gedurende de looptijd. Laat je deze clausule eruit, dan kan de werknemer ook niet tussentijds vertrekken. Maar wil je een werknemer die niet meer gemotiveerd is? Een alternatieve oplossing is dat een langere opzegtermijn wordt afgesproken. Let op dat daar ook strenge regels voor gelden.

Vrijwel geen enkele werkgever denkt bewust na over een tussentijds opzegbeding. Dat betekent in de praktijk soms dat het volledige dienstverband moet worden doorbetaald, ook als de werknemer voortijdig vertrekt. Daniël Maats – arbeidsrechtadvocaat

Check dus:

• staat er een tussentijds opzegbeding in de arbeidsovereenkomst?
• geldt dat voor beide partijen?
• sluit de opzegtermijn aan op de rest van het contract of de cao?

4. De aanzegclausule of het ontbreken daarvan

Een tijdelijk contract van 6 maanden of langer brengt een aanzegplicht mee. De werkgever moet dan uiterlijk 1 maand voor het einde schriftelijk laten weten of het contract wel of niet wordt voortgezet. Bij voortzetting moet ook duidelijk zijn onder welke voorwaarden dat gebeurt. Doe je dat niet of te laat, dan ben je een vergoeding verschuldigd van maximaal 1 maandsalaris, of een evenredig deel daarvan als je te laat hebt aangezegd.

Belangrijk detail: je kunt aan die verplichting ook voldoen door al bij aanvang schriftelijk te melden dat er géén opvolgend contract komt. Dat zie je in de praktijk echter steeds minder, omdat het ook een negatieve impact heeft. Belangrijk om daar een weloverwogen keuze in te maken. Neem je de aanzegging op in de arbeidsovereenkomst, let er dan op dat je ook uiterlijk 1 maand vóór het einde schriftelijk moet aanzeggen als je toch wil verlengen.

Een aanzegging moet schriftelijk en moet door de werknemer zijn ontvangen. De werkgever moet dat desnoods kunnen bewijzen.

Check dus:

• geldt de aanzegplicht voor dit contract?
• wil je de aanzegging in de arbeidsovereenkomst opnemen?

5. Het concurrentie- of relatiebeding

Juist hier gaat het bij tijdelijke contracten vaak mis.

De hoofdregel is dat een concurrentiebeding in een contract voor bepaalde tijd in principe niet geldig is. Dat is uitsluitend mogelijk met een schriftelijke motivering in de arbeidsovereenkomst, waaruit blijkt dat het beding nodig is wegens zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen.

Bij een verlenging is het belangrijk dat opnieuw goed naar het beding wordt gekeken: schriftelijke vastlegging blijft belangrijk. Idealiter wordt de verlenging met expliciete verwijzing naar het eerder getekende beding door beide partijen ondertekend.

In de praktijk zie ik bovendien nog veel standaardbepalingen die te algemeen zijn. Dan staat er bijvoorbeeld alleen dat de werknemer “geen concurrerende werkzaamheden mag verrichten”, zonder concrete onderbouwing waarom dat bij deze functie nodig is.

Rechters zijn hier heel streng op. Het uitgangspunt is dat het niet is toegestaan, dus de motivering moet concreet duidelijk maken waarom je als werkgever toch een bijzonder belang hebt om de werknemer te beperken. Daarbij is het belangrijk om het beding te beperken tot de werkelijke belangen, dus niet zomaar voor de hele wereld of Nederland en alle concurrerende bedrijven.

Check dus:

• staat er een specifieke motivering in het contract?
• past die motivering bij deze functie en deze werknemer?
• is een relatiebeding misschien beter verdedigbaar dan een breed concurrentiebeding?

6. De clausule over verlenging en ketenregeling

Bij arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijdmoet je altijd verder kijken dan alleen dit ene document.

Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd kan overgaan in een contract voor onbepaalde tijd als de keten te ver doorloopt. Meestal is bekend dat dat automatisch ontstaat na 36 maanden of bij het vierde contract achter elkaar. Voor HR is het daarom verstandig om de verlengingsclausule nooit los te zien van de contractgeschiedenis.

Het risico zit vaak niet in de tekst van één losse bepaling, maar in het gebrek aan overzicht. Een verlenging “zoals altijd” kan ineens betekenen dat een werknemer recht krijgt op een vast contract.

De regels rondom de ketenregeling en dan in het bijzonder ten aanzien van de tussenpoos, zijn de laatste jaren vaker veranderd. Er ligt een wetsvoorstel om de tussenpoos op te rekken naar 5 jaar!

Check dus:

• hoeveel tijdelijke contracten zijn al gegeven?
• hoeveel tijd zit er tussen de contracten?
• wat betekent deze verlenging voor de keten?

7. De verwijzing naar cao, personeelshandboek en overige regelingen

Deze clausule krijgt vaak te weinig werkelijke aandacht, terwijl hij veel verschil maakt.

Denk aan regels over werktijden, ziekte, verlof, thuiswerken, gebruik van systemen, nevenwerkzaamheden of geheimhouding. Een personeelshandboek regelt dat vaak meer gedetailleerd en dat moet op een goede wijze van toepassing worden verklaard. De cao is vaak nóg belangrijker en wordt vaak over het hoofd gezien. Het Ministerie van SZW houdt een lijst bij van alle cao’s die algemeen verbindend zijn verklaard.

De valkuil is dat er wel naar documenten wordt verwezen, maar niet duidelijk is welke versie geldt, of de werknemer die stukken ook echt heeft ontvangen.

Check dus:

• is de cao van toepassing, en staat dat er goed in?
• wat betekent het dat de cao van toepassing is?
• wordt het personeelshandboek expliciet van toepassing verklaard?
• kan later worden aangetoond welke versie is verstrekt?

Een goede arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd is meer dan een standaarddocument

Een tijdelijk contract hoeft niet lang te zijn. Het moet wel scherp zijn.

Voor HR en ondernemers zit de winst vaak niet in méér tekst, maar in betere keuzes. Welke flexibiliteit wil je echt? Welke bepaling moet je juist beperken? En welke standaardclausules gebruik je al jaren zonder nog te toetsen of ze bij de huidige wet en praktijk passen?

Daarom is het verstandig om een modelcontract niet alleen juridisch te laten opstellen, maar ook geregeld praktisch te laten nalopen. Zeker als je werkt met meerdere contractvormen, verlengingen en verschillende functies.

 

Wil je snel toetsen of jouw model arbeidsovereenkomst nog klopt? Gebruik dan de checklist arbeidsovereenkomst van BVDV als eerste controle. Daarmee zie je sneller waar extra aandacht nodig is. Wij kunnen deze gratis toesturen, als je een email stuurt naar maats@bvdv.nl.